Existen unas obligaciones documentales y contables que las Asociaciones de Padres deben cumplimentar. Estos documentos son los que llamamos Libros de la Asociación. Se pueden comprar en las papelerías, pero también es posible llevarlos ayudándose del ordenador.

Estos Libros recogen los datos fundamentales de la vida de la Asociación, y son el referente legal ante terceros y ante los propios socios, de los acuerdos, composición, origen y destino de los recursos económicos de la Asociación, de ahí la importancia de tenerlos al día.

La normativa vigente, no recoge la necesidad de que los libros de actas y de socios se encuentren legalizados por el Registro de Asociaciones.

Aunque no se le presta mucha atención, el Libro Registro de Socios es tan importante como cualquier otro. En ocasiones se descubren asociaciones fraudulentas que no tienen socios.

Libro de actas. Se trata de un libro de hojas numeradas, donde se recogen las sesiones de los órganos de gobierno de la Asociación, con especial referencia a los acuerdos adoptados. Es recomendable tener un libro distinto para las reuniones de la Junta Directiva y para las de la Asamblea General. Su ordenación en el Libro será cronológica.

Los datos que deberá contener cada acta son los siguientes: Órgano que se reúne, fecha, hora y lugar de la reunión, número de convocatoria (primera o segunda), asistentes (datos nominales o numéricos), orden del día, desarrollo de la reunión con los principales argumentos ligados a las personas que los defienden, acuerdos adoptados, sistema de adopción de los acuerdos y resultados numéricos, firma del Secretario/a y Vº Bº del Presidente/a.

Las actas se deben recoger durante el desarrollo de las sesiones y presentarse en la siguiente reunión del órgano en cuestión para su aprobación.

Libro Registro de Socios: es aquel en el que se registran las altas y bajas de socios en la Asociación. No existe un formato preestablecido pero, al menos, debe recoger los siguientes datos: la fecha de alta y baja, nombre, apellidos y DNI.

Dada la complejidad de nuestras asociaciones, en las que los socios cambian de un curso para otro, en la Federación recomendamos que, cada curso escolar, se imprima una relación de socios con los datos indicados en el párrafo anterior. Cada socio ocupará una fila, asignándole un número de serie. Confeccionando una portada indicando: “Libro Registro de Socios correspondiente al curso …/…”, y grapándola al listado, tendremos el Libro de Socios del curso en cuestión.

Libros de contabilidad: Aunque nuestras asociaciones no tengan ánimo de lucro deben llevar una contabilidad en el sentido que refleja el artículo 14 de la Ley Orgánica 1/2002 de 26 de marzo, reguladora del derecho de Asociación, en el que se establece que las asociaciones deben:

a) Llevar una contabilidad que permita obtener la imagen fiel del patrimonio, del resultado y de la situación financiera de la entidad. Deberán llevar su contabilidad conforme a las normas específicas que les resulten de aplicación.

b) Efectuar un inventario de sus bienes.

Las cuentas de la asociación se aprobarán anualmente por la Asamblea General.